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Allgemeine Fragen
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der Sie digitale Dokumente erstellen, speichern, verwalten und abrufen können. Es hilft Unternehmen, ihre Dokumente zentral organisiert zu halten, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Papierverbrauch zu reduzieren.
- Zeitersparnis: Schnelles Auffinden von Dokumenten durch Suchfunktionen.
- Kosteneffizienz: Weniger Papierverbrauch und reduzierte Lagerkosten.
- Bessere Organisation: Einheitliche Ablagestruktur für alle Dokumente.
- Sicherheit: Schutz durch Berechtigungen und Verschlüsselung.
- Zugänglichkeit: Zugriff auf Dokumente von überall, auch mobil.
In einem DMS können Sie die meisten gängigen Dateitypen hochladen und verwalten, darunter:
- Dokumente: PDF, Word, Excel, PowerPoint
- Bilder: JPEG, PNG, TIFF
- Videos: MP4, AVI
- Sonstige: Textdateien, ZIP-Archive usw.
Die genauen Formate hängen von der Konfiguration des DMS ab.
Unser DMS ist so konzipiert, dass es den Anforderungen der DSGVO entspricht. Dazu gehören Funktionen wie:
- Datenverschlüsselung
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
- Möglichkeiten zur Datenlöschung gemäß rechtlichen Vorgaben
- Kontrollierte Zugriffsrechte
Es liegt jedoch auch in der Verantwortung des Nutzers, die DSGVO-konforme Nutzung sicherzustellen, z. B. durch korrekte Benutzerverwaltung und Datenschutzrichtlinien.
Technische Fragen und Benutzung
Um Dokumente hochzuladen, melden Sie sich im DMS an und navigieren Sie zum Bereich „Dokumente hochladen“. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Hochladen“ oder ziehen Sie die gewünschte Datei per Drag-and-Drop in das vorgesehene Feld. Wählen Sie gegebenenfalls einen Ordner aus, in dem die Datei abgelegt werden soll, und speichern Sie die Änderungen.
Ja, unser DMS unterstützt die Organisation in Ordnern und Unterordnern. Sie können neue Ordner erstellen, Dokumente verschieben und bestehende Strukturen anpassen, um Ihre Ablage individuell zu gestalten.
Unsere Suchfunktion wird durch eine leistungsstarke KI unterstützt, die das Auffinden von Dokumenten effizienter und intuitiver macht. Neben der klassischen Suche nach Dateinamen oder Metadaten ermöglicht die KI:
- Volltextsuche: Die KI durchsucht den gesamten Inhalt von Dokumenten, unabhängig vom Dateiformat (z. B. PDFs, Word-Dokumente, Scans).
- Kontextbezogene Ergebnisse: Die KI erkennt Synonyme und ähnliche Begriffe, um auch Ergebnisse anzuzeigen, die nicht exakt dem Suchbegriff entsprechen. Zum Beispiel wird bei der Suche nach „Rechnung“ auch „Invoice“ gefunden.
- Intelligente Filterung: Vorschläge basierend auf Kategorien, Benutzeraktivitäten oder häufig genutzten Dokumenten.
- OCR (Optical Character Recognition): Unsere KI kann Texte aus gescannten Dokumenten und Bildern extrahieren, sodass diese ebenfalls durchsuchbar sind.
- Personalisierte Suche: Die KI lernt aus Ihrem Nutzungsverhalten und priorisiert Dokumente, die für Sie am relevantesten sind.
Ja, unser DMS bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Rechteverwaltung. Sie können festlegen, welche Benutzergruppen oder einzelnen Nutzer auf bestimmte Dokumente oder Ordner zugreifen dürfen. Berechtigungen lassen sich für Aktionen wie Lesen, Bearbeiten, Hochladen oder Löschen individuell anpassen.
Unser DMS ist mit den gängigen Browsern wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge und Safari kompatibel. Wir empfehlen, die neueste Version Ihres Browsers zu verwenden, um die beste Leistung und Sicherheit zu gewährleisten.
Unser DMS läuft in der Cloud und erfordert keine spezielle Hardware. Sie benötigen lediglich:
- Einen aktuellen Browser (siehe oben)
- Eine stabile Internetverbindung
- Für die mobile Nutzung: ein Gerät mit iOS oder Android
Für On-Premise-Lösungen gelten spezifische Anforderungen, die wir gerne auf Anfrage bereitstellen.
Sicherheitsfragen
Unsere Plattform setzt auf erstklassige Sicherheitsstandards, um Ihre Dokumente zu schützen:
- Verschlüsselung: Ihre Daten werden sowohl während der Übertragung (TLS) als auch im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt.
- Zugriffsmanagement: Sie haben vollständige Kontrolle über Berechtigungen und Rollen, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
- Regelmäßige Sicherheitsupdates: Unser System wird kontinuierlich aktualisiert, um den neuesten Bedrohungen standzuhalten.
- Backup-Mechanismen: Tägliche Backups sorgen dafür, dass Ihre Daten auch im Falle eines Systemausfalls sicher bleiben.
Der Zugriff auf Ihre Daten ist streng geregelt:
- Benutzerdefinierte Rechte: Sie können genau festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen, sie bearbeiten oder freigeben darf.
- Externe Freigaben: Für externe Nutzer stehen temporäre und eingeschränkte Zugriffslinks zur Verfügung.
- Unser Team: Wir greifen nur auf Ihre Daten zu, wenn es für Support oder Wartungszwecke notwendig ist – und nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.
Nach einer Kündigung haben Sie eine Übergangsfrist, um Ihre Daten zu exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden alle gespeicherten Dokumente und Metadaten dauerhaft gelöscht. Dieser Vorgang entspricht den höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards, sodass keine Datenreste zurückbleiben. Sie erhalten vor der Löschung eine finale Bestätigung.
Problemlösung
Klicken Sie auf „Passwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite. Geben Sie Ihre E-Mail ein. Sie erhalten einen Link, um ein neues Passwort festzulegen.
Prüfen Sie, ob das Dokument die zulässige Dateigröße überschreitet. Stellen Sie sicher, dass Ihr Internet stabil ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die nötigen Berechtigungen verfügen.
Möglicherweise ist das Dateiformat nicht vollständig unterstützt. Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht beschädigt ist. Aktualisieren Sie Ihren Browser oder die App auf die neueste Version.
Kontaktieren Sie unseren Support über das „Hilfe“-Menü im DMS. Alternativ können Sie uns per E-Mail oder telefonisch erreichen. Details finden Sie im Bereich „Support“.